آشنایی با مرکز اسناد آستانه حضرت معصومه سلام الله علیها
خبر گزاری رسا ـ «اسناد» به عنوان حافظه تاریخی معتبر و ارزشمند، نقش مهمی در حفظ هویت دینی، ملی و فرهنگی گذشته، حال و آینده دارند و در عین حال، بسیار آسیب پذیر است. مرکز اسناد آستانه مقدسه حضرت معصومه سلام الله علیها مرکزی نوپاست که در جهت حفظ و نشر اسناد این آستانه فعالیت می‌کند.
«اسناد» به عنوان بخشی از یادواره‌های معتبر و ارزشمند، نقش مهمی در حفظ هویت دینی، ملی و فرهنگی گذشته، حال و آینده دارند. این حافظه تاریخی ارزشمند، بسیار آسیب پذیر است و در طول تاریخ و با گذشت زمان، بر اثر حوادث مختلف یا غفلت متولیان، فرسوده شده‌اند، یا به طور کلی از بین رفته‌اند. مرکز اسناد آستانه مقدسه حضرت معصومه سلام الله علیها مرکزی نوپاست که در جهت حفظ و نشر اسناد این آستانه فعالیت می‌کند. در این رابطه گفت‌وگویی با حجت‌الاسلام محمد نظری، رئیس این مرکز شده که در ادامه می‌خوانیم.
رسا - هدف از تأسیس مرکز اسناد آستانه حضرت معصومه سلام‌الله علیها چه بوده است؟
مطلبی هست که سازمان‌های بزرگ، اطلاعاتی از قدیم دارند و برای آینده نیازمند اطلاعات گذشته خودشان هستند و این اطلاعات را بایگانی کرده‌اند. این اطلاعاتِ مکتوب یا غیر مکتوب که در سازمانی مانده، باید به صورتی دسته بندی شود و در اختیار افراد قرار بگیرد؛ مخصوصاً با امکاناتی که امروز در دنیا هست و نرم افزار کردن تمام اطلاعات، این کار جزء وظایف اولیه سازمان‌های بزرگ است.
حالا چرا لازم است؟ برای اینکه افراد جدیدی که وارد یک سازمان می‌شوند، مخصوصا مدیران که باید اطلاعات آن سازمان، در هر زمینه‌ای به راحتی در اختیارشان قرار بگیرد.
تغییر مدیریت در کشور ما خیلی آسان است و یکی از ضررهای بزرگی که ما در کشور می‌بینیم، تغییر مدیریت است. در تغییر مدیریت‌ها، تمام سازمان‌ها ضرر می‌کنند؛ ضررهای زیاد و بعضاً جبران ناپذیر؛ برای اینکه روی اندیشه‌های خاصی مدیر عوض میشود و بیشتر مدیرانی می‌آیند که صلاحیت‌های خاصی دارند و روی آن صلاحیت‌ها وارد سازمانی می‌شوند که از آن سازمان هیچ اطلاعاتی ندارند و این موارد خیلی زیاد است. البته اختیار با رؤسای عالی هست که مدیران را عوض کنند؛ ولی باید دید به چه قیمتی!
در این تغییر مدیریت‌ها هزینه‌های زیادی می‌دهیم. برای جلوگیری از این هزینه‌ها، اگر مدیران را جابجا می‌کنیم، باید اطلاعات آن سازمان را به راحتی در اختیارشان قرار دهیم. فرض کنید یک مدیر اگر خیلی زرنگ باشد، می‌تواند در یک مرور اجمالی، ظرف چند ماه -بستگی به توانش دارد- کاملاً به سازمان خودش، از پنجاه سال قبل آشنا شود و اگر توانش کم باشد، به مرور می‌تواند این موضوع را مطالعه کند و سابقه هر موضوعی را ببیند که چه تحولاتی را داشته و اینها برای مدیران جدید لازم است و این اطلاعات باید ریز شود؛ بنابراین ما باید این اطلاعات را در بیاوریم که یک دفعه به یک مسئولی نگوییم برو بایگانی بگرد و بایگان، پرونده‌ها را جابجا کند و اشتباهی برایش بیاورد. خیلی راحت باید در اختیارش قرار بگیرد، نرم افزاری باشد که هر طور خودش خواست وارد شود، موضوعات مشابه را جستجو نماید و استفاده کند؛ بنابراین این کار باید انجام شود و ما این اطلاعات را به یک سیستم نرم افزاری بدهیم و در اختیار مدیران قرار دهیم.
بخشی از اطلاعات، علاوه بر اینکه به درد مدیران می‌خورد، برای محققان هم مفید است و در موضوع تحقیقی که دارند، سودمند است و به آن نیاز دارند. این محقق برای کار خودش وقتی وارد سازمانی میشود که تمام اطلاعتش را در بایگانی ذخیره کرده، اصلاً کسی به او محل نمی‌گذارد؛ در صورتی که این آقا تحقیقی می‌کند که نتیجه‌اش به این سازمان هم بر می‌گردد. ولی آن فردی که در بایگانی هست یا مسئول دبیرخانه یا بعضی از مسئولین، درد این محقق و پژوهشگر را ندارند و لذا با او همراهی نمی‌کنند و حوصله‌اش را هم ندارند؛ چون هر کسی کار خاص خودش را می‌کند تا بعد حقوقش را بگیرد و برود؛ بنابراین همکاری با محققین و پژوهشگران، اعم از آنهایی که مشغول پایان نامه نویسی هستند و یا کسانی که راجع به موضوعاتی تحقیق می‌کنند، همکاری با این افراد ضعیف است؛ حتی بعضی جاها اهانت هم می‌کنند!
اطلاعات در بایگانی‌ها مانده و این محقّق، تشنه این اطلاعات است و کسی این اطلاعات را به او نمی‌دهد که بتواند از آن‌ها استفاده کند، دسته بندی و نتیجه گیری کند و به خاطر همین مسئله، ما خیلی از اطلاعات گذشته خودمان را نمی‌آوریم به روز کنیم و در اختیار مردم و جامعه فرهنگی قرار دهیم. این نقص بزرگی است که در تمام سازمان‌های ما هست. خیلی از سازمان‌ها لازم است که این اطلاعات را دسته بندی کنند؛ چه برای خودشان و چه برای محققان دیگر قابل استفاده باشد.
ما بر اساس این اندیشه، آمدیم و مرکز اسناد آستانه را تأسیس کردیم؛ البته الگوی اصلی این کار حتماً کسانی هستند که قبل از ما وارد این صحنه شدند.
رسا - از چه مراکزی الگو گرفته‌اید؟
اولین سازمانی که در این جهت الگودهی دارد، مرکز اسناد ملی و کتابخانه ملی است. اینها سابقه خیلی خوبی دارند و روی اسناد دولتی خیلی کار کرده‌اند، برنامه‌های جالبی دارند و می‌توانند به عنوان پیشکسوت و متولّی اصلی، راهنمای خوبی برای هر سازمانی که بخواهد در این رابطه کار کند باشند؛ چنانچه ما از آن‌ها خوب استفاده کردیم.
از جمله سازمان‌هایی که به نظرم موفق بوده، مرکز اسناد انقلاب اسلامی است. اینها خوب کار کرده‌اند و توانسته‌اند اسناد را از سازمان‌های مختلفی مثل ساواک و جاهای دیگر بیرون بیاورند و در اختیار دیگران قرار دهند. البته کاری که این مرکز(اسناد انقلاب) انجام می‌دهد، این است که خودش این اسناد را پیدا کرده، تنظیم و منتشر می‌نماید. به هر حال کار اسنادی خوبی دارند.
مرکز اسناد آستان قدس، مجلس، مرکز نشر امام و مرکز نشر آثار دفاع مقدس، سازمان‌هایی هستند که کار اسنادی می‌کنند و این مجموعه تجربیات خوبی دارند و می‌توانند برای هر کسی که می‌خواهد وارد شود، در اختیارش قرار بدهند و اینها استفاده کنند.
رسا - از چه زمانی مرکز اسناد آستانه راه اندازی شده است؟
این کار دو سال است که شروع شده؛ اما کار ما خیلی کند پیش می‌رود؛ چون کار جدیدی است، همکاری مدیریت‌ها با این واحد ضعیف است و هنوز توجیه نشدند و به این زودی هم توجیه نمی‌شوند. افراد خاصی زود به اهمیت آن می‌رسند؛ بنابراین ما باید حوصله زیادی داشته باشیم، آرام پیش رویم و دیگران را با خود همراه کنیم. این‌طور نیست که با تندی و سرعت پیش رفت؛ بلکه باید آرام آرام، آثار خود را نشان دهیم و هکارانمان در خود آستانه توجیه شوند تا بتوانیم از آستانه بیرون برویم. فعلاً در قدم اول در خود آستانه گیر هستیم. حالا تا بخواهیم از آستانه خارج شویم و با سازمان دیگری تعامل داشته باشیم زمان می‌برد.
رسا - بخشی از فعالیت‌های مرکز را بیان کنید.
به هر حال ما در آستانه، این کار را شروع کردیم و بنا داریم بعضی از موضوعات که جنبه تخصصی خود آستانه را دارد، ضمن اینکه اطلاعات را نرم افزاری می‌کنیم، خود ما هم در یک واحد دیگری در کنار فهرست بندی و کاربرگ نویسی اسناد، کار تدوین را هم داشته باشیم؛ یعنی بعضی موضوعات هست که ما خودمان با استفاده از اسنادمان روی آن‌ها کار می‌کنیم و به صورت یک مجلدی در یک مجموعه خاص بیرون می‌دهیم. ما این کار را هم انجام می‌دهیم؛ یعنی قبل از اینکه محققی بیاید سراغ ما و بخواهد از این اطلاعات استفاده کند، خودمان یک عده محقق داشته باشیم و موضوعاتی که نیاز است تدوین شود به آن‌ها بدهیم، پژوهش شود و بعد به صورت تدوین شده بیرون بدهیم.
حالا این را مدیران داخلی آستانه می‌توانند مطالعه کنند و همچنین از بیرون آستانه دیگران بیایند و این مجموعه کتاب شده را استفاده کنند؛ ضمن اینکه آن اسناد ریز و اطلاعات جزئی علاوه بر اینکه در کتاب می‌آید، هر فردی که بخواهد، می‌تواند در نرم افزار اصلی و سامانه‌ای الکترونیکی که داریم، استفاده کند؛ بنابراین یک بخش هست که به اصطلاح، فهرست نگاری اسناد می‌باشد و یک بخش هم برای تدوین اسناد است که به صورت کتاب منتشر میشود و در اختیار افراد قرار می‌گیرد. این کار در آستانه شروع شده است.
البته یک نکته‌ای را عرض کنم؛ بعضی افراد فکر می‌کنند که مرکز اسناد کارش فقط چیدن اسناد کنار هم است. برگه‌های مختلفی را می‌آورند، کنار هم می‌چینند و آرایشی به آن می‌دهند و بین دو جلد قرار می‌دهند و بیرون می‌دهند. این کار هم اسنادی هست، ولی بیشتر یک کار نمایشی است.
ما باید اطلاعاتمان، اطلاعات ریز باشد و راجع به اسناد کار کنیم. برای یک برگه سند، توضیحات زیادی باید داده شود و این توضیحات را کسی باید انجام دهد که خودش در این سازمان باشد. کسانی که در یک سازمان هستند می‌توانند در مورد یک برگه سند توضیحات بدهند، نه کسی که بیرون است. اگر ما اسناد را به کسی بدهیم که خارج از سیستم سازمانی آستانه باشد و یا از مسئولین آستانه نباشد و مدتی کار نکرده باشد، معمولاً توضیحاتی را که می‌نویسند، توضیحات ناقص است؛ بنابراین اگر از خود سازمان افرادی باشند که فهرست بنویسند، خیلی خوب است. به هر حال این کار خوب، لازم و جدیدی است و از خدا و حضرت معصومه سلام الله علیها می‌خواهیم که ما را کمک کنند.
رسا - اسناد، شامل چه بخش‌هایی هستند؟
بخشی از اسناد، مالی هستند. درست است که در این اسناد اطلاعات مرده و سوخته‌ای هست؛ ولی یک مرتبه سرنخ‌های مهمی از اسناد مالی در می‌آید؛ یعنی همان‌طور که الان یک سازمان بخواهد کار کند، می‌گویند که اختیار سازمان در اختیار بخش مالی آن است و آن کسی که مسئول امور مالی است، اختیاردار سازمان است و همه چیز حول پول می‌گردد، بنابراین آن اسنادی هم که مالی است، اطلاعات خوبی در آن مخفی شده و ما می‌توانیم از همان اسناد مالی، هر چند یک فاکتور، خیلی چیزها را بفهمیم و گویای خیلی چیزها باشد. میشود آن فاکتور را دنبال کرد و به اطلاعات خوبی رسید؛ بنابراین به صرف اینکه پول نقد شد و آن طرف رفت، نباید سند را دور بیندازیم؛ سند باید بماند، نگهداری شود و در مورد آن کاربرگ‌هایی نوشته شود و ثبت گردد. وقتی مجموعه اینها جمع آوری شد که مثلاً در یکسال، در یک سازمان، فلان جنس چقدر خریداری شده و سیاستشان این بوده که این جنس را چقدر مصرف کنند، می‌توان از همین جا و از یک فاکتور ساده، به اطلاعات دیگر پی برد؛ بنابراین تحقیق کردن روی اسناد مالی خیلی مهم است.
اسناد اداری که روشن است. اسناد اداری را باید بگیریم، مرتب کنیم و سابقه موضوعات اجرایی در بخش امور اداری و دبیرخانه‌ای را مشخص کنیم.
در آستانه‌ها اسناد موقوفات و املاک، بخش مهمی هست که باید کار شود و سابقه ملک در بیاید، وقفنامه دقیقاً بازخوانی شود و در اختیار افراد متعددی قرار گیرد. این طور نباشد که مثل قدیم وقفنامه‌ها را مخفی می‌کردند؛ دلیل ندارد کسی مخفی کند. وقفنامه جزء افتخارات یک فرد یا یک سازمان است و باید علنی باشد که اگر متولی وقف تخلفی مرتکب شد، کم و زیاد کرد، دیگران بتوانند به وقفنامه دسترسی داشته باشند و به او بگویند که کم و زیاد کرده است. وقفنامه نباید از بین برود و در آن تصرف شود. اینها خیلی مهم است که وقفنامه‌ها را در بیاوریم و کپی کنیم و روی آن‌ها کار کنیم و در اختیار مسئولین و محققین قرار دهیم. اصلاً در اختیار کسانی قرار دهیم که دوست دارند وقف کنند و این وقفنامه‌ها را وقتی ببینند، لذت می‌برند که بعد از صد سال، دویست سال یک وقفنامه باقی مانده و به آن عمل میشود.
در کنار این، بعضی خاطرات تلخ و شیرین هست که در دل مسئولین است و باید به این جهت هم توجه کنیم که تجربیات مدیران را به صورت تاریخ شفاهی جمع‌آوری کنیم. یک مدیر چقدر هزینه برایش شده و رفته، یک حقوقی گرفته، ولی هزینه‌های زیادی هم خرج تجربیات این شخص شده و این تجربیات را با باز نشستگی‌اش را با خود می‌برد؛ در صورتی که باید بماند. می‌توانیم با مصاحبه‌های مختلف، تمام اندوخته‌های ذهنی او را بگیریم و نگه داریم. تجربیاتش را بگوید، خاطرات تلخ و شیرینش را بگوید، گلایه‌ها و پیشنهادهایش را مطرح کند؛ تمام اینها می‌تواند برای مدیران آینده سرمایه باشد و اشتباهات گذشته را انجام ندهند. همین که این خاطرات خوانده بشود، ارزشمند است.
این کاری است که ما شروع کردیم و این اطلاعات هم به صورت مکتوب، زیاد است و هم به صورت تاریخ شفاهی در سینه‌های افراد هست. به صورت فیلم و فایل‌های صوتی هست و هر چیزی که مربوط به آستانه باشد، بنا داریم همه اینها را جمع آوری کنیم.
رسا - محدوده اطلاعات شما نسبت به اسناد آستانه چقدر است؟
متأسفانه اطلاعاتی که مربوط به آستانه هست، در بین خیلی سازمان‌ها پخش است و ما مؤظف هستیم که این اطلاعات را جمع‌آوری کنیم. لازم نیست کاغذهای آن‌ها را از بایگانی بیرون بکشیم و اینجا بیاوریم. می‌توانیم از آن‌ها بخواهیم که آن برگه‌ای که مربوط به آستانه است، عکسش را بگیریم و اصلش پیش خودشان باشد. کاغذهایی که برای سال‌ها پیش است و الان جنبه اجرایی ندارد.
به هر اندازه که آستانه بتواند باید با اداره اوقاف، شهرداری قم، ادارات کل قم و با استانداری حتی با سازمان‌های دیگر مثل آستان قدس، مثل استانداری اراک که زمانی آستانه زیر نظر آنجا بوده، استانداری تهران و مجلس که به هر حال سندی یا مطلبی در ارتباط با آستانه یافت میشود، تعامل داشته باشد و ما سریعا آن اسناد را به اینجا بیاوریم؛ چون به درد آستانه می‌خورد و در این جهت هم تلاش بزرگی را باید داشته باشیم.
رسا - آیا نرم افزارها در فضای اینترنت منتشر میشود؟
بله میشود به طور خلاصه در اختیار قرار بگیرد و کسانی هم که خواستند در اختیارشان قرار می‌دهیم؛ البته بخشی از آن در اینترنت می‌رود.
اسناد سه بخش هستند؛ برخی محرمانه است و برای افراد خاصی در سازمان است. یک عده از اسناد هست که اختصاصی مدیران آن سازمان است. یک بخش هم عمومی هست. آن بخشی که عمومی هست روی اینترنت می‌رود.
یک بخش خاصی هست که برای محققین و مدیران آستانه است. یک سری اسناد هم محرمانه هست که در اختیار تولیت آستانه و افراد محدودی قرار می‌گیرد. البته اسناد محرمانه خیلی کم داریم؛ مگر اینکه بعضی اسناد در یک زمان خاصی نشرش جایز نباشد؛ ولی وقتی زمان می‌گذرد، همان سند عمومی میشود و یا از محرمانه بودن خارج می‌گردد. اینها به تشخیص مسئولین است. به هر حال این دسته کردن اسناد را باید در نظر داشته باشیم.
رسا - توضیحاتی در مورد کاربرگ و فهرست نویسی بیان کنید.
هر برگه‌ای که در سازمان وجود دارد، به نظر ما ارزشمند است. هیچ کاغذی نیست که بی‌ارزش باشد؛ حتی یک یادداشتی که مدیر ساده‌ای نوشته. اینها ارزشمند است، چه برسد به اسنادی که رسماً نوشته شده و بین دوائر گشته است؛ بنابراین همه اسناد جمع میشود و بعضی در بایگانی ریزش پیدا می‌کند. به نظر ما ریزش باید کم شود، به خصوص الان که دیجیتالی میشود، نباید هر برگه‌ای را دور انداخت؛ یعنی بایگانی حق اظهار نظر روی کاغذها ندارد. باید هر برگه‌ای را نگهداری کند؛ لکن برگه‌های ارزشمند در سیستم جاری نیاز است و بعضی ها لازم است در بایگانی نگهداری شود و اینها نباید دور ریخته شود و بگویند به آن احتیاج نداریم؛ بنابراین برگه‌ها باید نگهداری شود و روی آن‌ها کاربرگ بنویسند.
برای اینکه اینها دیجیتالی بشوند، یک سند را می‌آورند و عده‌ای از محققان و کارشناسان که سندشناس هستند و می‌توانند خط را بخوانند و اطلاعات را از سند در بیاورند، مشخص می‌کنند که این برگه در چه تاریخی، توسط چه کسی و خطاب به چه کسی نوشته شده، امضاهایی که پای این برگه هست، مربوط به چه کسی هست، محتوای این اداری است یا مالی، در ارتباط با چه موضوعی نوشته شده، یک کلید واژه‌هایی هست که در همین متن می‌آورند و یک خلاصه و چکیده کمی از این کاغذ نوشته میشود، نام‌ها و اعلام خاصی که برده شده را به صورت کلید واژه در برگه می‌نویسند که اگر نیاز بود، نرم افزار راحت پیدا کند.
به هر حال یک دسته‌ای از اطلاعات را در یک کاربرگ می‌نویسیم و این افرادی که کاربرگ‌ها را می‌نویسند، باید افرادی باشند که آموزش دیده باشند و خط را بتوانند بخوانند و هر کسی نمی‌تواند انجام دهد. بعد این اطلاعات در آن نرم افزار منتقل میشود که این توسط کارشناسان خاصی انجام می‌گیرد که در جاهای خاصی اطلاعات را منتقل می‌کنند و در سِروِر مخصوصی که در سازمان آستانه است، می‌فرستند.
ضمناً عکس هر برگه سند را می‌گیریم؛ علاوه بر کاربرگ، عکس اصلی خود سند را می‌گیریم و اگر کسی خواست درباره این سند مطالعه کند، اگر خواست اصل سند را ببیند، اگر سرور قوی داشته باشیم، کنارش می‌گذاریم، یک کلیک می‌کند که تصویر سند و بعد باز میشود و اصل سند می‌آید؛ دیگر لازم نیست برود بایگانی که فایل چند، قفسه چند؛ همین جا این برگه را نگاه می‌کند، شاید یک چیزهایی در اصل سند باشد که در خلاصه نویسی به آن اشاره نشده باشد؛ بنابراین ما اصل این سند را در اختیار این محقق قرار می‌دهیم که اگر خواست موضوعی را دقیقتر مطالعه کند، عکس این سند را ببیند؛ اما چون تصویر، فضای زیادی از سرورها می‌گیرد، امکان اینکه ما میلیون‌ها برگه را به سرور بدهیم نیست. ما این تصاویر را طبق شماره کاربرگ، یک شماره می‌زنیم و این تصاویر را در فضای خاصی به صورت DVD یا هارد خاصی در مرکز اسناد نگه می‌داریم که اگر کسی گفت اصل سند را می‌خواهم، از روی هارد، پرینتش را می‌گیرند و به او می‌دهند و دیگر نیازی نیست که به مخزن بروند.
حالا یکی می‌گوید من اصل سند برایم خصوصیت دارد و می‌خواهم ببینم؛ در این مورد هم فکر کردیم. تمام اینها را با یک شماره مخصوص با همان کار برگ‌هایش، در یک پوشه‌ای که بوده در کنار هم قرار می‌دهیم و شماره برایش می‌زنیم و چند پوشه را در یک جعبه مخصوص قرار می‌دهیم و روی آن جعبه می‌نویسیم که مربوط به چه موضوعی و از شماره چند تا چند است. الان برای ما همین قفسه‌های بایگانی هست؛ ولی در سیستم‌های پیشرفته کمد و بایگانی‌های مخصوص هست که تمام این جعبه‌ها(فایل باکس) را قرار می‌دهیم و طبق شماره‌ای که دارد، به راحتی قابل دسترسی است. یک کسی اگر بخواهد به مخزنی که شاید چند میلیون کاغذ در آن باشد، دسترسی پیدا کند، بایگان راحت می‌تواند به بخش مخصوص برود، وارد کمد شود و جعبه و پوشه را به او نشان بدهد. این فکری است که برای اسناد شده است.
/999/403/ر
ارسال نظرات