چند توصیه برای دورکاری که باید جدی بگیرید!

به گزارش خبرگزاري رسا، تحول پرسرعت دنیای مجازی و سرعت ارتباطات با ظهور نسل پنجم اینترنت (۵G) طی ماه‌های اخیر مقدمه مناسبی برای تحول عظیم در شکل کسب‌وکار‌های کنونی فراهم کرده بود. بسیاری از کارشناسان عقیده داشتند با ورود به سال جدید میلادی خیلی زود شاهد موج عظیمی از تغییرات در شیوه انجام کار‌ها خواهیم بود و احتمالا دورکاری - که این روز‌ها تا حدی توانسته کارایی‌اش در مواقع لزوم را به کارآفرینان و صاحبان کسب‌وکار‌های جدید اثبات کند، به یکی از باید‌های فرصت‌های شغلی تبدیل خواهد شد. اما هیچ‌کس به این موضوع فکر نمی‌کرد که طی چند ماه این تحول با پراکنده‌شدن ویروس ناشناخته‌ای در کشور‌های مختلف خیلی زود به یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های کسب‌وکار‌های مختلف در سراسر دنیا و حتی در کشور ما تبدیل شود.

در پی شیوع این ویروس در جهان و ابتلای تعدادی از هموطنان‌مان به بیماری کووید ــ ۱۹، بسیاری از کسب‌وکار‌های داخل کشور که ماهیت‌شان با دورکاری منافاتی ندارد در فکر ایجاد سازوکاری مناسب برای فراهم کردن شرایطی هستند که در عین پویایی مجموعه کسب‌وکاری‌شان، امکان کار از منزل را برای کارکنان فراهم کنند تا میزان تردد‌های شهری به حداقل ممکن برسد و احتمال ابتلا و شیوع بیشتر بیماری کاهش یابد. در ادامه ضمن ارائه چهار نکته کلیدی به کارآفرینان به منظور فراهم کردن شرایط مورد نیاز برای تسلط بر اوضاع کنونی و مدیریت بهینه کسب‌وکارشان از راه دور، پنج نکته مهم برای افزایش بهره‌وری هنگام دورکاری را به کارمندانی که این روز‌ها از منزل کار‌ها را پی می‌گیرند، بررسی می‌کنیم.

فضای کاری بسازید
یکی از نکاتی که می‌تواند بازده کاری را در هنگام دورکاری به طور چشمگیری کاهش دهد، احساس راحتی بیش از اندازه است. در هر قسمتی از خانه که قرار است کار خود را انجام دهید باید شرایطی فراهم کنید که به شما یادآوری کند «سر کار هستید!». مغز زمانی که در شرایط بسیار راحت مانند لم دادن روی مبل راحتی یا درون تختخواب باشد این پیام را دریافت می‌کند که زمان استراحت است و به طور طبیعی بدن را برای حالت آرامش و خواب آماده می‌کند؛ بنابراین چنین فضا‌هایی نمی‌تواند برای انجام مسؤولیت کاری مناسب باشد. سعی کنید برای فضای کاری خود میز و صندلی راحت، اما استاندارد با نور کافی و به دور از سر و صدا و عوامل پرش تمرکز در نظر بگیرید تا ضمن این که از نشستن پشت میز احساس خستگی نمی‌کنید، به مغزتان یادآور شوید که زمان هوشیاری کامل و انجام کار است. لازم نیست اتاقی را به صورت کامل به اتاق کار اختصاص دهید، گوشه‌ای از یک اتاق هم برای مخابره این پیام کافی است. به این ترتیب هر وقت در این گوشه اتاق قرار گرفتید یعنی سر کار هستید!
فضای کاری و وسایل مورد نیاز بر حسب نوع کاری که قرار است در خانه انجام دهید قطعا متفاوت خواهد بود. اما در هر صورت تلاش کنید تا فضایی را به کارتان اختصاص دهید که در کنار راحتی شبیه فضای کار کردن هم باشد.

برنامه‌ریزی و زمان‌بندی داشته باشید
زمانی که قرار باشد از خانه کار خود را انجام دهید، ساعت کاری به شکلی که در محیط کار حاضر می‌شوید نمی‌تواند سفت و سخت باشد. نداشتن چارچوب زمانی مشخص می‌تواند بهره‌وری روزانه شما را کاهش دهد. اما از طرفی این نکته نوعی مزیت برای افزایش بهره‌وری نیز خواهد بود.

داشتن برنامه روزانه و پایبندی به آن کمک زیادی می‌کند که بتوانید از این ویژگی برای افزایش بهره‌وری کاری خود استفاده کنید، اما در کنار برنامه‌ریزی دقیق و ساعتی می‌توانید از مزیت طلایی نداشتن ساعت کاری مشخص در هنگام دورکاری بهره‌مند شوید؛ گرچه بدن بسیاری از افراد در ابتدای صبح برای آغاز فعالیت‌های روزانه بیشترین سطح آمادگی را دارد، اما افراد متعددی نیز هستند که ساعت بدنشان به صورتی است که با آغاز شب مغزشان فعال‌تر و آماده‌تر خواهد بود. ویژگی زمان‌بندی منعطف هنگام دورکاری این امکان را برایتان فراهم می‌کند که برنامه‌ریزی روزانه خود را مطابق با ساعت بدنتان تنظیم کنید و به این ترتیب بیشترین کارایی را داشته باشید.

زمانی را به استراحت‌های کوتاه اختصاص دهید

برخی اوقات دورکاری موجب می‌شود افراد در فضای کاری خود غرق شوند و متوجه گذر زمان نشوند. برخی از افراد حتی تصور می‌کنند با یکسره نشست پشت رایانه بهره‌وری بیشتری خواهند داشت. این در حالی است که مغز برای ادامه فعالیت‌های خود به استراحت‌های کوتاه مدت با فواصل زمانی مشخص نیاز دارد. زمانی که در محیط کار حضور داشتید این وقفه‌ها به بهانه‌های مختلف مانند نوشیدن چای با همکارتان یا صحبت در خصوص موضوعات غیرکاری و... فراهم می‌شد. پس اکنون نیز باید این وقفه‌ها را ایجاد کنید.

البته به معنی این نیست که با فواصل کوتاه مدام کار خود را رها کنید و به خودتان استراحت بدهید، زیرا تکرر رها کردن کار از تمرکز و در پی آن کارایی‌تان خواهد کاست؛ بنابراین به صورت منطقی در فواصل مشخصی به ذهن و جسمتان استراحت بدهید تا ضمن حفظ سلامت کارایی مغز خود را نیز افزایش دهید. همچنین در طول روز میزان ساعت مشخصی را مشابه ساعت حضور در محیط کارتان به کار اختصاص دهید و از جنبه‌های دیگر زندگی غافل نشوید.

با اعضای تیم کاری صحبت کنید

گرچه نوشتار در فضای مجازی این امکان را برایتان فراهم می‌کند که نکات مورد نیاز را با همکارانتان در میان بگذارید، اما هیچ چیز نمی‌تواند جایگزین صحبت کردن و ارتباط مستقیم شود. در زمان دورکاری امکان ارتباط رودررو فراهم نیست، اما سعی کنید برنامه‌ای برای ارتباط صوتی یا ترجیحا تصویری با اعضای تیم کاری خود در طول روز داشته باشید و از این طریق نکات مورد نیاز را در خصوص پیشرفت طرح یا مشکلات احتمالی در میان بگذارید.

ارتباط مستقیم علاوه بر فراهم‌کردن شرایط لازم برای تبادل اطلاعات، حس انگیزشی بیشتری را برای پیشبرد اهداف کاری میان شما و همکارانتان ایجاد خواهد کرد. سعی کنید در این روز‌ها از پیشرفت‌های چشمگیر دنیای فناوری اطلاعات و ارتباطات غافل نشوید.

عوامل حواس‌پرتی را دور کنید

یکی از مشکلاتی که ممکن است بسیاری از کارمندانی را که به کار در فضای کار عادت کرده‌اند در هنگام دورکاری‌های موقت با آن رو‌به‌رو شوند، نداشتن تمرکز کافی است. زمانی که در محیط خانه مشغول کار هستید عوامل متعددی می‌تواند موجب پرش حواس و به هم ریختن ذهنتان شود. به ویژه که دیگر اعضای خانواده به‌ویژه کودکان نیز معمولا نمی‌توانند با این موضوع کنار بیایند که در خانه باشید، اما با آن‌ها در تعامل نباشید یا برخی مسؤولیت‌های خانه را انجام ندهید.

برای غلبه بر این موضوع باید بتوانید عواملی را که موجب از بین رفتن تمرکزتان می‌شود از خودتان دور کنید. کتاب یا بازی فکری یا هر چیز دیگری که ممکن است ذهنتان را قلقلک دهد روی میز کار یا نزدیک فضای کارتان قرار ندهید. ساعت کاری خود را همان‌گونه که اشاره شد مشخص کنید، به آن پایبند باشد و از اعضای خانواده نیز بخواهید در آن ساعات با شما کاری نداشته باشند و دقیقا احساس کنند سر کار هستید.

چطور کسب‌وکارم را طی بحران «فعال» نگه دارم؟

برای شرایط بحرانی آماده شوید
اگر در کسب‌وکارتان تاکنون امکان استفاده از شرایط کاری منعطف و دورکاری را برای کارکنان‌تان فراهم نکرده‌اید، شاید وقت آن رسیده که سازوکار این شیوه را در کسب‌وکارتان تعبیه کنید. به ویژه با توجه به این که در یک‌سال اخیر شاهد آن بودیم که بلایای طبیعی و بیماری‌های گوناگون می‌تواند بسیار افسارگسیخته‌تر از سال‌های گذشته شرایط زندگی انسان‌ها را در سطوح بسیار گسترده در طی چند ساعت به کلی متحول کند. شاید بد نباشد از شرایط پیش آمده پیش از آن که به بحران عظیمی مانند بحران کنونی اقتصاد چین وارد شویم، برای تمرین این تحول استفاده کنید و شرایط لازم را برای انعطاف‌پذیرشدن فضای کسب‌وکارتان متناسب با هر آنچه در آینده ممکن است پیش بیاید، فراهم کنید.

برای کارمندان‌تان در صورتی که مسؤولیت و حجم کاری‌شان به نحوی است که می‌توانند کارشان را از خانه نیز انجام دهند، شرایطی فراهم کنید که دورکار شوند. این امر کمک خواهد کرد که دید مناسبی برای زمانی که ممکن است شرایطی بحرانی پیش بیاید و چاره‌ای جز دورکاری وجود نداشته باشد، به دست آورید. در این صورت می‌توانید مشکلات یا ضعف‌هایی که برای چنین شرایطی در کسب‌وکارتان وجود دارد را شناسایی و تقویت کنید. با این تجربه، توانایی برنامه‌ریزی و آمادگی لازم را برای ادامه فعالیت کسب‌وکارتان در هر شرایط پیش‌بینی نشده‌ای به دست خواهید آورد.

هدفگذاری کنید
شرایطی که در آن چاره‌ای به جز دورکاری تمام افراد یک مجموعه وجود نداشته باشد، قطعا شرایط آسانی نخواهد بود. قطعا در چنین شرایطی وجود نگرانی، حواس‌پرتی و مشغولیت‌های ذهنی غیرکاری در فضای کسب‌وکار نیز اجتناب‌ناپذیر است. هدفگذاری قاطعانه در این زمان می‌تواند نیرو محرکه خوبی برای به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها، نگرانی‌ها و نداشتن تمرکز در اعضای یک مجموعه و حرکت مستقیم به سمت جلو باشد. البته باید به این نکته توجه داشته باشید که در چنین شرایطی که حضور فیزیکی کارکنان در داخل مجموعه فراهم نیست نحوه سیاستگذاری‌ها و تعیین اهداف برای پیشبرد مجموعه با شرایط عادی متفاوت خواهد بود. سعی کنید با بررسی اولویت‌های کاری مجموعه خود، تمرکز کاری را بر مواردی معطوف کنید که به نتیجه رساندن‌شان در شرایط دورکاری مهیاتر باشد. در واقع متناسب با شرایط، مسیر حرکت مجموعه را طوری راهبری کنید که با وجود دورکاری کسب‌وکارتان با حداکثر کارایی به فعالیتش ادامه دهد و حس رخوت و رکود در میان کارمندان‌تان وارد نشود.

از ابزار‌های مناسب استفاده کنید
از مهم‌ترین فواید پیشرفت فناوری به وجود آمدن راه‌های ارتباطی متنوع و ایجاد دسترسی آسان میان افرادی است که در یک مجموعه در کنار هم حضور فیزیکی ندارند. ابزار‌های ارتباطی نظیر پیام‌رسان‌هایی که حتی قابلیت ارتباط تصویری هم‌زمان اعضای یک تیم کاری را از نقاط گوناگون فراهم می‌کند می‌توانند در چنین شرایطی اعضای تیم کاری را در دسترس یکدیگر قرار دهد. اگرچه قطعا ارتباط تصویری نمی‌تواند به صورت کامل کیفیت یک جلسه حضوری رو‌در‌رو را فراهم کند، اما می‌تواند ابزار مناسبی برای سهولت بیشتر ادامه کار تیمی از خانه باشد.

به عنوان راهبر یک مجموعه، علاوه بر نحوه مدیریت ادامه کار خارج محل کار باید به فکر فراهم بودن ابزار‌های مورد نیاز برای کار در خانه برای کارکنان‌تان نیز باشید. پیش از رسیدن به بحران به این جمع‌بندی برسید که قرار است شما ابزار‌های لازم برای کار مجازی مانند رایانه شخصی یا گوشی هوشمند فراهم کنید یا قرار است هر فردی از داشته‌های خودش در این مدت استفاده کند؟ آیا همه به تجهیزات لازم و اینترنت پرسرعت دسترسی دارند؟ بنابراین متناسب با کار‌هایی که قرار است از خانه انجام شود، به روش ارتباطی مورد نیاز و در صورت لزوم ابزار‌های لازم برای انجام کار از دور نیز فکر کرده و تدبیر لازم را اتخاذ کنید.

به افراد اعتماد کنید
مهم‌ترین نکته که در نهایت پس از همه تدابیر، تصمیم‌گیری‌ها و آماده‌سازی شرایط برای به کارگیری روش دور کاری به آن نیاز خواهید داشت این است که بتوانید به کارمندان‌تان اطمینان کافی داشته باشید. هرچقدر که برنامه‌ریزی دقیق و ابزار‌های بررسی عملکرد گوناگون را به کار بگیرید، همچنان ماهیت دورکاری به صورتی است که نمی‌توان نظارت کاملی بر فرد دورکار اعمال کرد. زیرا نمی‌توانید به صورت لحظه به لحظه مطلع باشید که هر یک از کارمندان‌تان مشغول چه کاری هستند. اما این ویژگی خیلی هم بد نیست. دورکاری در شرایط بحرانی این امکان را برایتان فراهم می‌کند که اگر از آن دست مدیران کنترل‌گری هستید که لحظه به لحظه کارمندان را زیر ذره‌بین می‌گیرند، این عادت مخرب را از خود دور کنید.

در طول این زمان هر لحظه از این موضوع که نمی‌دانید الان کارمندان‌تان مشغول کارشان هستند یا نه چنانچه حس عصبانیت و آشفتگی داشتید، نفس عمیق بکشید. به خودتان یادآوری کنید زمانی که هر یک از این افراد را استخدام می‌کردید توانایی و توانمندی ویژه‌ای را در آن‌ها دیده بودید. اکنون زمان باور آن توانمندی‌ها و فرصت پر و بال دادن به اعضای تیم‌کاری‌تان است تا بتوانند شایستگی خود را به بهترین شکل بروز دهند./1360/